Dokumentenliste: Wo Sie welche Dokumente am besten aufbewahren

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Gerhard Ruby - Portrait

Erklärt von Rechtsanwalt Gerhard Ruby

 

Wohin mit den Dokumenten? Unser Experte Gerhard Ruby, Rechtsanwalt für Erbrecht aus Villingen-Schwenningen, empfiehlt ein Ablagesystem, wonach alle persönlichen Dokumente, Verträge und Vollmachten übersichtlich und geordnet hinterlegt sind.

Grundsätzlich empfiehlt Ruby, eine Dokumentenmappe oder einen entsprechenden Ordner anzulegen. Diese können in Unterordner gegliedert sein und jeweils folgende Dokumente enthalten:

Urkunden: Geburtsurkunden, Stammbuch, Reisepass, Schulische Urkunden und Zeugnisse, Berufliche Urkunden und Zeugnisse, Ehrenämter, Auszeichnungen und Anerkennungen, Orden und Ehrenzeichen. „Diese Unterlagen sollten unter dem Unterordner ‚Urkunden‘ in einer Dokumentenmappe oder einem entsprechenden Ordner abgelegt sein“, sagt Gerhard Ruby.

Testament und Vollmachten: Testament, Gemeinschaftliches Testament, Erbvertrag, Erbschein, Generalvollmacht, Vorsorgevollmacht, Betreuungsverfügung, Patientenverfügung, Schweigepflichtbefreiung, Post- und Zustellvollmacht, Maßnahmen nach dem Tod, Wünsche im Todesfall, Vollmacht für den Todesfall, Liste zu benachrichtigender Personen, Organspendeausweis. „Beim Testament gibt es verschiedene Möglichkeiten. Entweder hinterlegt man es ebenfalls in der Dokumentenmappe, oder man hinterlegt es für eine Einmalzahlung von 75 Euro beim Verwahrungsgericht.“ Sollte man es dort nicht hinterlegen, empfiehlt Ruby eine Mehrfachabschrift anzufertigen.

Einkommen: Gehalts- und Lohnabrechnungen, Rente und Pension, Berufsgenossenschaft, Zusatzversicherung VBL, Gewerbliche Beteiligung, Lotterielose, Unterhaltsverpflichtungen, Arbeitslosen- und Sozialhilfeunterlagen. „Auch das sollte gesammelt in einem Unterordner abgelegt werden.“

Krankenkasse/Beihilfe: Gesetzliche und private Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Krankenkassenvollmacht, Beihilfestelle, Beihilfevollmacht, Krankenpapiere, Schwerbehindertenanerkennung. „Die thematische Ablage der Dokumente in einzelnen Unterordnern einer solchen Dokumentenmappe, hilft Angehörigen ungemein“, erklärt Gerhard Ruby.

Grundstück/Haus/Tiere: Kaufverträge, Grundbuchauszüge, Katasterunterlagen, Baugenehmigungen, Einheitswert, Pachtverträge, Erbbauverträge, Gebäudeversicherungen, Grundsteuern, Mietverträge, Hausrats- und Hausgeräteversicherungen, Glasbruchversicherungen, vermietete Objekte und alle Unterlagen zu den Haustieren.

Versicherungen: Lebensversicherungen, Risikolebensversicherungen, Ausbildungs-, Renten- und Haftpflichtversicherungen, Rechtschutz-, Unfall- und Sterbeversicherungen. „Hier handelt es sich nicht nur um auszuzahlende Versicherungen, sondern natürlich auch um Unterlagen für Verträge, die nach dem Tod gekündigt werden müssen.“

Banken: Hypotheken- und Grundschuldbriefe, Kreditverträge, Bausparverträge, Sparbücher, Sparbriefe, Aktien, Wertpapiere, Bankschließfachunterlagen, Bankvollmachten, Kontoauszüge, Daueraufträge, Lastschriften und Bürgschaften.„Anhand einer geordneten Auflistung der Daueraufträge, sehen Angehörige auf den ersten Blick, welche Kosten vom Konto des Verstorbenen monatlich abgebucht werden.“

Steuern: Steuerbescheide, Einkommenssteuer, Kirchensteuer.

Abgaben: Strom, Wasser, Gas, Abwassergebühren, Abfall- und Schornsteinfegergebühren. „Eine derartige Ablage erspart das Kontrollieren der Kontoauszüge, um festzustellen, welche Rechnungen regelmäßig abgebucht werden.“

Mitgliedschaften: Vereine, Parteien, Gewerkschaften, Abonnements von Zeitungen, Konzerten und ähnlichem.

Kraftfahrzeuge: Kaufverträge, Leasingverträge, Fahrzeugbriefe, An- und Ummeldungen, Autoversicherungen, alle Fahrzeuge sowie Unterlagen von Reparaturen und Inspektionen.

Informations- und Kommunikationstechnik: Rundfunkgebühren/-Unterlagen, Fernsehunterlagen, Kabelanschluss, Internet, Telefon, Zeitungen und Zeitschriften.

Wichtige Unterlagen: Prozessunterlagen, Straf- und Bußgeldverfahren, Rechnungen, Garantien, Bedienungsanleitung.

Adressenverwaltung: Verwandtschaft, Freunde, wichtige Personen. „Hier haben Angehörige die Möglichkeit, die wichtigsten Personen über das Ableben zu informieren.

Inventarverzeichnis: Haushaltsgeräte, Möbel, Schmuck, Sammlungen.

 

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